Er vi effektive nok?
Det finnes mange små og mellomstore leverandører til norsk olje- og gassindustri. Felles for samtlige er at de må forholde seg til et spekter av innkjøpsportaler, med ulike krav og regler.
Å følge boken blir ofte viktigere enn verdiskapning, og kan drepe motivasjonen for alle som vil gjøre en god jobb. Økt lønnsomhet i alle ledd i forsyningskjeden, ikke mer effektivt byråkrati, er nøkkelen til å realisere restpotensialet på sokkelen.
En standard for portalene er opplysninger om ISO 9001, 45001 (HMS) og 27001 (GDPR). Dersom man svarer bekreftende på disse, skulle man tro at alt var i orden. Men flere av portalene følger opp med en rekke tilleggsspørsmål; om bedriften har en kvalitetspolitikk eller HMS-politikk, og krever en oppdatert CV på personell som skal jobbe i henhold til kontrakten. I verste fall kan det virke som om leverandøren skal utføre revisjon på vegne av kunden.
Noen ganger strekkes det til bortimot absurditet. Da den lille bedriften IKM Instrument Rental med sine 14 ansatte ble utfisjonert i 2022, og fikk nytt organisasjonsnummer, måtte den registrere seg på nytt overfor alle. Salgssjef Kjell-Arvid Storm sier at han brukte mesteparten av det neste året på registrering i 14-15 portaler og til noen hundre kunder som de hadde hatt et forhold til gjennom 30 år. Nå har han laget en huskeliste som svarer på minst 80 prosent av spørsmålene, slik at de blir enklere å fylle ut neste gang.
Et annet forhold er å godta terms and conditions (T&C). Dette kommer gjerne opp midt i en registreringsprosess, og det er dermed lett å trykke OK for overhodet å komme seg videre.
Det kan være er tveegget sverd. Selv den minste leveranse kan medføre et ansvar som ikke står i rimelig forhold, om den fører til nedetid på en rigg. Noen kontraktformuleringer fritar i praksis kunden for ethvert ansvar. Selv om dette er unntak viser det at man ikke automatisk skal godta forhåndsregistrert T&C. Som en leverandør sa det: «Alle vil beskytte seg selv!».
Et annet problemfelt er faktureringen. Når en ordre haster, og skal ut på plattformen, er det lett for å gjøre feil. Selv den minste uoverensstemmelse kan få store konsekvenser. En leverandør fortalte at han hadde gjort en regnefeil på ørebasis, som stoppet opp hele betalingsprosessen. Det ble ikke betalt noe før bagatellen var rettet opp, med konsekvenser for kontantstrømmen. Når alt går gjennom portaler blir det vanskeligere å få kontakt med kundens innkjøpere, og det forlenger enhver prosess som ikke er helt etter boken.
Etter at oljeselskapene samlet seg om Magnet JQS er registreringen mot disse blitt betydelig forenklet. Men fremdeles er det for mange portaler med til dels sprikende krav. Noen er lite brukervennlige, med dårlig kvalitet på skjerm og opplysninger som forsvinner under registreringen.
Med krav til HMSK, kommersielt, leveranser og fakturering involveres dessuten flere fagfelt innen bedriften, og ansvaret for selve registreringen spesielt i mindre bedrifter blir uklart.